Charte RGPD

Police « Vie privée et données personnelles des relations d’affaires de l’Etude Massart »

Vous êtes en relation professionnelle avec l’Etude Massart. Dans ce contexte, vous êtes en droit de connaître les conditions de traitement de vos données à caractère personnel (DCP) et de contrôler l'utilisation qui en est faite. Le concept de DCP est large et englobe tout type d'informations vous concernant en tant que personne physique directement ou indirectement identifiable. La présente politique est destinée à vous fournir les informations nécessaires à ce sujet.

Dans ce document, « nous » fait référence à l’Etude Massart, ayant son siège social Rue de Sardandon 36, 5004 Bouge en Belgique. Cette étude est juridiquement responsable du traitement de vos DCP. Nous souhaitons vous fournir ici une information claire et transparente sur ses pratiques et règles de protection des données collectées au sujet des débiteurs, partenaires et clients (« vous »), conformément à la législation applicable, notamment le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des DCP (« RGPD ») et toute autre loi ou réglementation nationale applicable au traitement des DCP ou à la protection de la vie privée.

1. Le rôle de l’Etude Massart en tant que responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est la SCPRL Massart Huissiers de Justice Associés ayant son siège social Rue de Sardandon 36, 5004 Bouge agissant en Belgique.
Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante Rue de Sardandon 36, 5004 Bouge en Belgique, par voie électronique à l’adresse mail dpo@massarthdj.be.
En tant que responsable du traitement des données, nous déterminons de manière indépendante et autonome les moyens et les finalités du traitement de vos données.

2. Quelles sont les données que nous traitons et utilisons ?

Nous collectons et traitons vos DCP uniquement pour les finalités décrites dans cette politique. Dans le cadre de notre relation contractuelle ou pré-contractuelle ou lorsque vous communiquez au travers de notre site Web, nous pouvons recueillir les données personnelles suivantes de votre part :

3. Sur quelle base légale et pour quelles finalités traitons-nous vos données ?

Nous traitons toujours vos DCP conformément à et dans les limites des bases légales telles qu'elles sont définies par la loi applicable (GDPR, article 6b et 6f – Licéité du traitement). Nous veillons également à limiter le traitement de vos DCP à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation et à la poursuite de ces finalités.

3.1. Réalisation de nos obligations légales

Notre métier et notre statut nous oblige à nous conformer à de nombreuses obligations et exigences légales et réglementaires. Ces obligations peuvent impliquer que nous collaborions avec les autorités compétentes et/ou avec des tiers et leur transmettions, le cas échéant, certaines de vos données.
Ces obligations relèvent principalement des domaines légaux et réglementaires suivants :
- L’obligation de respecter la législation applicable en matière fiscale et comptable,
- L’obligation de répondre aux demandes officielles des autorités fiscales et judiciaires belges et étrangères.
La liste des domaines légaux et réglementaires en vertu desquels nous sommes amenés à traiter vos données est non-exhaustive et est susceptible d'évoluer.

3.2. Exécution des obligations (pré)contractuelles

Le traitement de vos données est effectué dans le but de :
- Donner suite et répondre à vos demandes,
- Evaluer l'opportunité et estimer les risques liés à un éventuel contrat,
- Vous contacter dans le cadre d’un recouvrement de créances,
- Vous proposer un plan d’apurement.
De manière plus spécifique, nous traitons vos données dans le cadre de l'exécution des contrats de la manière suivante :
- la gestion de vos demandes d’information,
- le suivi des dossiers,
- la gestion de l’étude,
- la facturation de nos services.

3.3. Intérêt légitime

Lorsque le traitement n'est pas strictement nécessaire pour l'une des finalités susmentionnées, nous pouvons également traiter vos DCP à d'autres fins, relevant de la réalisation et de la poursuite de ses intérêts légitimes. Toutefois, dans ce cas, nous nous efforçons de maintenir un juste équilibre entre la nécessité de traiter vos données et la préservation de vos droits et libertés, en ce compris le droit à la protection de votre vie privée. Dans cette hypothèse, nous vous tiendrons informé(e) de l'intérêt légitime que nous poursuivons et vous fournirons des informations transparentes sur les activités de traitement et vos droits.
Dans ce contexte, nous pouvons traiter vos données personnelles afin de :
- personnaliser notre relation ;
- former le personnel ;
- défendre et préserver les droits de l’Etude Massart et des personnes qu'elle représente devant les cours et tribunaux et les autres autorités éventuellement compétentes ;
- améliorer nos services et assurer le suivi de nos activités.

4. Avec qui et comment partageons-nous vos données ?

Nous partageons/divulguons également vos données lorsque nous sommes tenus de le faire pour respecter une obligation ou une injonction (i) en vertu de la loi applicable, (ii) par un organisme gouvernemental, (iii) par une autorité de contrôle ou (iv) dans le cadre d'une enquête relative à une activité illégale suspectée ou avérée.
Dans ce cas, nous veillons toujours à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux DCP nécessaires pour mener à bien les tâches spécifiques requises.

5. Transfert des données personnelles en dehors de l'Espace Economique Européen (EEE)

Nous conservons vos données au sein de l'EEE.

6. Quels sont vos droits ?

Dans les limites prévues par la législation applicable, vous avez les droits suivants :
- le droit de nous demander de vous fournir une copie de vos données à caractère personnel et pour lesquelles nous sommes responsables du traitement,
- le droit de nous demander de mettre à jour et de corriger vos données personnelles obsolètes ou incorrectes,
- le droit d'effacement de vos données personnelles à condition que votre dossier soit clôturé au terme des délais légaux.
Lorsque nous traitons vos données pour la poursuite de nos intérêts légitimes, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à ces fins. Toutefois, nous pourrions continuer à traiter vos données après avoir procédé à une juste mise en balance de vos intérêts. Si vous souhaitez exercer l'un des droits mentionné ci-dessus, vous pouvez nous contacter par téléphone au +32 81 73 11 81 en mentionnant que votre demande est relative à la Vie privée ou par mail à l’adresse dpo@massarthdj.be.
Vous avez également le droit de soumettre une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données soit par courrier postal rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, soit par courrier électronique à l'adresse contact@apd-gba.be soit par téléphone au +32 2 274 48 00.

8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conserverons pas vos données personnelles au-delà du temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont traitées.
Les données personnelles sont conservées
- au minimum pendant la durée de la relation que nous avons avec vous et toute période ultérieure tel qu’imposé par la loi ou autorisé par la loi applicable ;
- pour la durée légale de conservation des documents fiscaux ou comptables afin de nous conformer à nos obligations légales ;
- aussi longtemps que cela est nécessaire à la défense et à l’exécution des droits de l’Etude Massart dans les procédures judiciaires.

9. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir et protéger vos DCP contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre la destruction accidentelle, la perte, l'accès, les abus, les dommages et toute autre forme illégale de traitement des DCP en notre possession.
Notre réseau est protégé et monitoré. Nos bureaux sont protégés par un système d’alarme et verrouillés. Ils ne sont accessibles que sur autorisation. La politique interne de sécurité est contraignante.

10. Coordonnées de contact

Si vous avez des questions sur cette politique relative à la vie privée, si vous souhaitez exercer vos droits, ou mettre à jour les informations que nous détenons à votre sujet ou vos préférences, veuillez contacter l’Etude Massart, responsable du traitement des données :
- +32 81 73 11 81,
- Rue de Sardandon 36, 5004 Bouge,
- dpo@massarthdj.be